INFORMACIÓN GENERAL

Es un sistema de información para la Gestión y Administración Académica; integral y flexible ideal para todo tipo de planteles educativos (escuelas primarias, secundarias, bachilleratos, escuelas de inglés, institutos, etc.) que facilita a los usuarios el control académico y administrativo de Alumnos, Maestros, Aulas, Grupos y Materias. XAS ha sido concebido y desarrollado como una herramienta auxiliar en todos los procesos de automatización en Instituciones Académicas. El sistema provee múltiples funciones y aplicaciones para las áreas de:

• Oficina del Registro
• Administración Financiera
• Dirección Académica
• Coordinación y Disciplina
• Planificación y Metodología Docente
• Enfermería

Diseñado paro aprovechar todas las ventajas y funcionalidad de los sistemas operativos Microsoft® y ambientes en red, XAS ha sido optimizado para ser explotado en un ambiente multiusuario. Genera y controla un gran número de formularios y reportes y está provisto de 100% de interfase gráfica, lo cual facilita enormemente el aprendizaje de usuarios y colaboradores. Todas las funciones y recursos han sido programados y desarrollados en idioma español con capacidades de extensión a interfase multilingüe a petición del usuario final.

XAS permite la generación de una serie de documentos oficiales de uso frecuente en la Oficina del Registro de cualquier institución académica: cerificados, record de notas, actas, calificaciones, extractos, etc. Todas las funciones han sido programadas de acuerdo a las regulaciones del Ministerio de Educación de la República Dominicana, incluyendo los modelos escolares desde 1947 y las últimas modificaciones oficiales. En adición, permite la generación de informaciones estadísticas basadas en el análisis de distintos ciclos escolares y de acuerdo a un sin número de parámetros especificables por el usuario.

XAS permite el almacenamiento de informaciones históricas de cualquier individuo parte de la institución, incluyendo informaciones académicas, económicas, estadísticas, rendimiento, conductuales, o cualquier otra información de carácter relevante para la institución usuaria.
Haciendo uso extensivo de la potencia y los recursos de bases de datos relacionales, XAS es sin duda la herramienta más poderosa para la Gestión Académica Nacional.

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CARACTERÍSTICAS

XAS ha sido desarrollado por un equipo de especialistas en soluciones académicas con más de diez años de experiencia.

La totalidad de su diseño, está basado en la más avanzada tecnología de software, constituida por potentes algoritmos y estructuras de datos que permiten el manejo de ciclos escolares abiertos eliminando los complicados procesos de cierre al término de cada período escolar.

XAS provee una visión estratégica de los aspectos más importantes de su institución, así como de la efectividad de sus procesos. Aporta servicios de automatización y rápida integración, reduciendo tiempos, costos y complejidades de funciones.

Diseñado en base a estándares y utilizando tecnología de punta, satisface las necesidades de los distintos modelos de instituciones educativas. Permite al usuario tomar mejores decisiones basadas en información en tiempo real. Incrementa sustancialmente la productividad, depurando ineficiencias, perfeccionando procesos, desarrollando capacidades y anticipándose a las demandas.

Facilita el trabajo colaborativo y la integración entre los diferentes departamentos del plantel educativo. Utilizando bases de datos basadas en estadísticas, resultados académicos y administrativos, le genera información relevante y de gran valor, entre otras funciones como son:

• Control estricto del pago de colegiaturas
• Registros de pagos por familia
• Diversas formas de cobros
• Múltiples formas de recargos
• Acepta pagos en distintos ciclos escolares simultáneamente
• Le permite recibir pagos parciales
• Corte de caja y resumen de ingresos diarios
• Emisión de estados de cuenta
• Recordatorios de pago
• Programación de Clases
• Calificaciones en formato numérico y literal
• Sistema de evaluación dual (interno y oficial)
• Listas por grupos y clases en orden variable
• Boletín de calificaciones según su formato
• Actas Oficiales de resultados ordinarios
• Estadísticas de alumnos y calificaciones
• Gráficas en todos los reportes estadísticos
• Listados por alumnos por generación
• Constancias de estudios
• Captura de calificaciones por clase, grupo y alumno
• Digitación de Calificaciones en línea
• Consulta de Calificiaciones, Eventos Anecdóticos y Tardanzas/Ausencias en línea.
• Admisiones  en línea.

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BENEFICIOS DEL SISTEMA

Herramienta Avanzada de Gestión
Encontrará todas las herramientas necesarias para la gestión total de su centro de formación o escuela. Accederá a múltiples funciones que le ayudarán a automatizar la gestión de su negocio. Descubrirá nuevas maneras de gestionar su negocio y unificar todas las tareas desde un único programa.

Entorno Agil e Intuitivo
Acceda a todas las opciones del programa mediante un solo click de ratón. Unifique las tareas más habituales de su escuela y disponga de un control más exhaustivo sobre las mismas.

Información al Momento
Manténgase siempre informado del estado de ocupación de sus aulas y planifique sus acciones formativas actuales y futuras. Gestione de una forma optimizada sus alumnos, profesores, aulas y calendarios, rentabilizando sus propios recursos.
Obtenga completos informes gráficos o detallados de sus datos. Disponga siempre de un resumen de acciones diarias e información más relevante por medio del \\\"Informe Diario\\\".

Rentabilize su Tiempo
Utilice nuestras herramientas para el cálculo individualizado de presupuestos y financiación de cursos. Optimice la agenda de su escuela por medio del potente generador de horarios que se incluye. Mediante sus opciones parametrizables podrá conocer con todo detalle el estado de ocupación de sus aulas y grupos de alumnos.

Grandes Posibilidades de Integración
Toda la familia de productos XAS han sido diseñados para una óptima integración con toda la gama de soluciones Microsoft Office©. Muestre sus informes en Microsoft Word y Exporte sus datos a Excel, Access o Html.

Finanzas y Diario de Caja
Conozca con todo detalle sus movimientos de caja e ingresos.

Seguridad y Control
XAS cuenta con una estructura jerárquica que permite controlar y gestionar la actividad e información disponible a los usuarios, dando así forma a una comunidad educativa, segura, firme y protegida. Además permite control estricto de las modificaciones y operaciones sobre las bases de datos, pues se puede conocer en cada momento quién ha manipulado los datos, registrando la Terminal, ubicación, la fecha y hora exacta de esta acción.

Fácil Uso
Los usuarios no necesitan dominar diversos programas ni ser expertos en informática. A través de un entorno amigable y con un amplio sistema de ayuda su uso resulta muy fácil e intuitivo, no le supondrá ningún gasto adicional de cursos de aprendizaje.

Incrementará su Control
Incrementará su control sobre todos los aspectos del negocio como los materiales a entregar, estado de ocupación, seguimiento de alumnos y mucho más. También mantendrá un buen conocimiento de las facturas pendientes por cobrar, diplomas a entregar y presupuestos creados para la proyección de ventas.

Configuración y Personalización
Gran capacidad de configuración y personalización del producto para que se adecue a los procesos de trabajo de su centro o escuela. Hay muchas diferentes opciones que se pueden configurar como los colores, divisas, horarios, tareas, avisos, etc. Soluciones escalables pensadas para cubrir cada necesidad.

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MODULOS DEL SISTEMA

Administración Académica

El módulo académico de XAS es completamente configurable, asegurando un alto grado de adaptabilidad al escenario académico de cada institución educativa. Ofrece las herramientas necesarias para personalizar los diferentes sistemas de evaluación internos y oficiales vigentes en cada sección del plantel.

• Configuración de Períodos Escolares
  XAS brinda una serie de parámetros configurables para la asimilación de los distintos esquemas procedimentales que se desee adoptar durante cada período escolar. Incluye desde la cantidad y el formato de los distintos tiempos a sub períodos en que se dividirá un año, hasta la cantidad de cuotas y políticas de pagos que se adoptarán durante ese año, así como la creación de nuevas asignaturas, ingreso de nuevo personal, etc. 
  
  
• Automatización del Proceso de Admisión
  XAS brinda un conjunto de herramientas para automatizar el proceso de adopción de solicitudes de admisión y su posterior tramitación a través de los distintos canales institucionales. Maneja desde el record del alumnos hasta los resultados de las evaluaciones psicométricas y resultados de las mismas. Generación de matrículas, activación y retiro de estudiantes. 
  
  
• Sub Sistema de Calificaciones
  Consta una seria de procesos y programas que permiten almacenar, procesar, consultar y manipular todas las informaciones pertinentes con la vida académica del estudiante. Configurable 100% en función de las evaluaciones adoptadas en cada año y en el formato de las mismas. 
  El sistema permite consultar y registrar las calificaciones por cada alumno o por grupo, de acuerdo a los planes de estudio asignados. El registro de las calificaciones es una tarea sencilla cuando utiliza este sistema. Las calificaciones una vez que se capturan son concentradas de forma inmediata y simple. Los promedios son calculados de forma automática, no requiriendo la intervención del usuario. Las calificaciones pueden ser protegidas por un usuario autorizado, a fin de que no se puedan volver a modificar, esto le agrega un gran nivel de confianza y seguridad a la información. 
  
  
• Sub Sistema de Bajas
  Para garantizar la integridad de los datos y registros procesados por el sistema, XAS brinda herramientas para la manipulación de los procesos de retiros de alumnos (voluntario e involuntario) Asegurando los registros pertinentes de causas de salida, y desconectando al estudiantes o familia en cuestión de todos los procesos académicos, administrativos y financieros. Mantiene un historial perpetuo de las causas de salida y cualquier información considerada útil por la institución. 
  
  
• Codificación de Evaluaciones y Definición de Fórmulas
  XAS realiza el cálculo de evaluaciones de forma completamente automática y sin errores. La forma de cálculo es definida por el usuario mediante una fórmula. Por ejemplo: Si su método de evaluación requiere de dos calificaciones parciales y un promedio final, la fórmula sería: (A + B ) / 2, dónde A es el primer parcial y B el segundo. Esto es particularmente eficiente porque el promedio se actualiza sin la intervención del usuario después de cualquier modificación, y el promedio se accede al igual que cualquier otra calificación solo que con la ventaja de que el usuario no participa en el cálculo del promedio. Nuestro sistema cuenta con un poderoso intérprete de fórmulas que le permite configurar cálculos complicados de acuerdo a las políticas seguidas por su Institución. 
  
  
• Proceso de Graduación
  XAS ejecuta de manera automática una serie de procesos que permiten extraer datos relevantes para ser usados en las ceremonias de graduación: Premios por antigüedad, mejores promedios en los distintos ciclos académicos, mejores promedios por área temática, detección de familias que finalizan su vida académica con parámetros de permanencia dada por la institución. 
  
  
• Servicios Docentes
  Una de las herramientas más poderosas de XAS en el sistemas de Planificación Académica para servicios al docente. A través de esta herramienta las instancias pertinentes de la institución usuaria puede establecer  los planes de estudio para cada asignatura de cada grado escolar y contraponer esta planificación oficial contra un Plan de Clases creado por cada profesor para administrar su estilo docente. A través de estos procesos se pueden definir evaluaciones regulares para cada clase o actividad y emular un Registro o Libro de Maestro 100% digital, guardando así informaciones puntuales sobre los procesos didácticos y evaluativos que luego pueden ser traducidos a reportes estadísticos y herramientas diagnósticas. 
  
  
• Sub Sistema de Procesos Oficiales vía SEE
  La flexibilidad de las estructuras que componen los procesos de XAS lo convierten en una herramienta 100% amigable con todos los procesos, regulaciones y normas de la Secretaría de Estado de Educación de la República Dominicana. 
  
  
• Agrupamiento de Familias de Alumnos
  XAS permite agrupar por Familias a todos los alumnos registrados en el Plantel con el objeto de simplificar algunas tareas y obtener información útil. Las funciones que resultan beneficiadas con esta agrupación son: El registro de pagos, la cobranza, la emisión de citatorios, avisos, invitaciones, etc. La arquitectura de datos de XAS permite manipular y reconfigurar los niveles de asociación, los cuales podrán ser por filiación directa o por afinidad financiera. 
  
  
• Control de Documentación Entregada y Digitalización de Documentos.
  Con XAS es posible definir la documentación que deben entregar los alumnos según su grado y su grupo. Cuando un alumno se registra en los archivos del sistema, el programa solicita que se le indique que documentos entregó. De esta manera XAS permite consultar de manera rápida y efectiva los documentos que fueron entregados y los pendientes de entregar, cada alumno, evitando consultas tardadas en los archivos físicos de documentos y brindando un excelente servicio a sus inscritos. Captura y almacena en formato digital de documentos históricos asociados a los estudiantes (actas de nacimiento, acta bautismal, etc.), así como las fotos de los estudiantes, familias y profesores, etc.

• Automatiza el Período Ordinario y Extraordinario.
  XAS automatiza las tareas más frecuentes de las distintas dependencias académicas en los períodos ordinario y extraordinario: desde las funciones de exámenes hasta la actividades extracurriculares. Incluye un módulo de historia que consolida la información académica de todos los ciclos escolares cursados por cada alumno.
  
  
• Fácil y Flexible Definición de los Sistemas de Evaluación
  El módulo académico de XAS es completamente configurable, asegurando un alto grado de adaptabilidad al escenario académico de cada plantel. Ofrece las herramientas necesarias para personalizar los diferentes sistemas de evaluación internos y oficiales vigentes en cada sección del plantel. 
  
  
• Cálculo de Zonas de Aprovechamiento
  Detectar a los alumnos que mostraron el mejor desempeño escolar en determinada evaluación es una tarea fácil para XAS. Solo basta con diseñar una consulta que incluya las asignaturas en la evaluación que desea considerar y ejecutar el proceso de cálculo de lugares para que en cuestión de segundos el sistema brindará los reportes de los lugares de aprovechamiento académico.
  
  
• Reportes Estadísticos y Cálculos Especiales:
  Los reportes estadísticos como: población escolar, estadística inicial, existencia por edades, relación de bajas, estadística por zona geográfica, de escuela de procedencia, etc. Pueden obtenerse con XAS en segundos, ahorrando así horas y horas de tedioso trabajo. 
  XAS también realiza cálculos especiales de gran utilidad para maestros y directivos como son los promedios por alumnos y grupo con el fin de establecer comparativos de la media grupal con la media del alumno. De esta manera la institución puede brindar información de gran interés a los padres de familia, acerca del desempeño de sus hijos respecto al grupo. 
  
  
• Banco de Historia de Ciclos Anteriores
  XAS genera informes con la información de los ciclos escolares ya procesados, a través del Banco de Historia. Este módulo se especializa en la consulta y generación de informes con los datos de los alumnos originados en diversos ciclos escolares. Puede consultar datos de alumnos egresados, obtener directorios de promociones, conocer qué alumnos no terminaron sus estudios, entre otros. 

Administración Financiera

El módulo Administración Financiera de XAS se especializa en tres controles fundamentales Ingresos, Cobranza y Personal. Es justamente en ingresos y cobranza donde mayor tiempo invierte el personal directivo y administrativo del plantel. Por este motivo XAS ofrece las herramientas necesarias para implementar un control oportuno y confiable de ingresos y cobranza en su institución educativa. Nuestro sistema es capaz de realizar todas las operaciones que necesita en la caja de pagos del plantel; registro de ingresos, permite recargos, emisión de recibos de acuerdo a su propio formato de recibo, aplica recargos y descuento, permite pagos parciales, imprime reportes de cuentas por cobrar y de ingresos, recordatorios de pago, el corte de caja diario, etc. El usuario de XAS tiene la libertad de definir los conceptos de cobranza por Inscripción, Colegiaturas o cualquier otros servicios escolares posibles de asignar a los alumnos, por ejemplo; cuotas de transporte, pago de libros, cuota de padres de familia, pago de credencial, etc. Tales conceptos de cobranza pueden ser asignados por Sección, por grado, por grupo o en forma individual.

• Becas y Descuentos
  XAS puede definir diversos tipos de beca posibles de otorgar a los alumnos. Al acreditar una beca a un alumno, los cargos por conceptos de Colegiaturas son recalculados. Una beca puede ser otorgada o retirada en cualquier momento a un Alumno. El programa muestra el estado de cuenta en pantalla de cada uno de los alumno al momento de registrar su pago plantel, la computadora sugiere el concepto con mayor antigüedad para liquidarse. 
  
  
• Operación de una o varias cajas y cortes de caja y cajeros
  XAS implementa el control de cajas \\\"tipo supermercado\\\", en el cual la institución puede habilitar una o varias cajas y controlar los cobros de cada caja por separado, sin margen para las confusiones. Esto también nos permite acceder a los cortes de caja, y verificar que lo cobrado efectivamente coincida con lo que el sistema muestra. 
  
  
• Registro de Cargos Programados y Eventuales
  Ingresos programados se refiere a un concepto de cobro asignado a un alumno, grupo o nivel, y que debe cubrirse dentro de un lapso de tiempo definido con anterioridad. Se considera como un ingreso eventual, cualquier tipo de pago que no ha sido programado y que puede presentarse en cualquier momento. XAS le permite registrar de forma realmente sencilla cualquiera de los dos tipos de ingresos
  
  
• Manejo de Múltiples Conceptos de Cobro
  XAS permite manejar todos los conceptos de cobro aplicables en una Institución Académica. Un concepto de cobro puede ser cualquier situación susceptible de generar un ingreso. Por ejemplo: Inscripciones, Colegiaturas, Cooperaciones, Reexpedición de documentos, Reposición de Equipo, etc. A cada uno de los conceptos de cobro, se les puede definir sus propias políticas respecto a recargos, impuestos y descuentos, así como la aplicación de becas. 
  
  
• Abonos y Pagos Parciales
  En muchas ocasiones, los alumnos o padres de familia se presentarán a realizar un pago con cantidades parciales. Este sistema le permite llevar un perfecto control de tales pagos. En términos generales, basta que el usuario indique una cantidad menor a la programada para ser considerado como un pago parcial. Cuando el alumno haga el pago complementario usted observará en pantalla la cantidad parcial pagada con anterioridad. En todo momento usted sabrá con que recibo fue realizado el pago parcial. 
  
  
• Informes Administrativos
  Basta solo con registrar los ingresos captados cada día, para que XAS genere listas de cuentas por cobrar por alumno, listas de cuentas por cobrar por grupo, relación de pagos cubiertos por alumno, estadística de recuperación por grupo, cortes de caja y estados de cuenta.

Administración del Sistema

El módulo de Administración del Sistema le permite a la Institución usuaria declarar y definir un sin número de opciones y parámetros propias de su reglamento interno. Estas opciones brindan al sistema la potencialidad de ajustarse a los más exigentes entornos académicos sin necesidad de modificar su estructura programática. Así mismo, a través de este módulo se establecen todos los parámetros de seguridad integral, definición de usuarios y controles de accesos determinados y definición y asignación de los perfiles de los usuarios según el rol que desempeñe en la institución (administrador, dirección académica, comercial, contable, técnico, analítico, profesor, etc.)

• Perfiles de Usuarios y Accesos
• Configuracion de Archivos
• Parámetros y Datos Institucionales     
• Monitor de Transacciones

Servicios Médicos

Las opciones para el manejo de servicios médicos constituyen de por sí un sistema completo para la administración de casos y registros de salud de los estudiante y personal de la Institución.

• Registro de Asistencia Médica
  A través del registro de asistencia médica se mantiene un historial completo de los casos individuales tratados  en la enfermería,  además se registran  todos los costos asociados con las visitas de los alumnos, junto con informaciones estadísticas sobre casos comunes (síntomas y diagnósticos) en períodos de tiempo definidos.
  
  
• Transacciones de Inventario Médico
  Todos los casos tratados a nivel de asistencia media generan uso de recursos que son controlados a través de un sistema de manejo de inventario médicos, permitiendo esto el manejo de mercancía perecedera, costos, existencia, compras, etc.
  
  
• Consulta Ficha Médica
  Además de la ficha general del alumno, en la cual se registran sus datos particulares y generales, se ha implementado la ficha médica con la cual podrá tener un estricto control acerca de las condiciones médicas de los alumnos, alergias, padecimientos y su predisposición genética a ciertas enfermedades.
  
  
• Directorio Médico
  Las estructuras de manejo de informaciones médicas de XAS permiten la generación de un directorio médico por especialidades, con datos de contactos para referencias de casos y contactos con las distintas aseguradoras y pólizas.
  
  
• Registro de Vacuna e Inmunizaciones
  El sistema provee mecanismos para un estricto registro y control de vacunas e inmunizaciones. Provee sistemas de alertas y recordatorios para campañas y aplicaciones de vacunas.

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SERVICIOS MEDICOS

XAS le permite de la manera más simple, confiable y segura, publicar en Internet, las calificaciones, estados de cuenta de sus alumnos y avisos generales, directamente y de forma automática de la información generada por el sistema local. De tal manera que sus alumnos, padres de familia y maestros puedan consultar a cualquier hora y desde cualquier PC con acceso a Internet, la información de manera particular y confidencial.

No es necesario que la institución usuaria invierta en costosos servicios de instalación, configuración, ni equipos servidores, para soportar esta aplicación basada en Internet. XTUDIA provee de toda la infraestructura tecnológica necesaria para brindar este servicio y soporte a los usuarios. Contar con conexión a Internet en el equipo que tenga instalado XAS, es el único requerimiento técnico que su plantel necesita para aprovechar los múltiples beneficios que brindan los servicios en línea.

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CONECTIVIDAD EXTERNA

El sistema está diseñado para soportar la Base de Datos Relacionales, integrando novedosos módulos en entorno Internet para enlaces con los portales educativos y está preparado para integrarse con otros programas estándares. Desarrollado bajo una estructura abierta, con arquitectura cliente / servidor e Internet, tanto para accesos remotos en redes de área extendida como para redes de área local y sistemas de apoyo para actividades o procesos no soportados por XAS.